Những thủ thuật hay khi sử dụng Google docs?

Làm việc ngoại tuyến Google Docs có thể làm việc ngoại tuyến (offline). Điều này cho phép bạn tạo tài liệu mới, tiếp tục làm việc trên các tài liệu hiện tại, và thậm chí xem tài liệu khi không có kết nối Internet. Khi kết nối với Internet trở lại, những thay đổi sẽ được đồng bộ hóa ngay lập tức. Tính năng này yêu cầu Google Chrome, vì vậy có thể hoạt động trên Windows, Linux, Mac X, và Chromebook. Để thiết lập, bạn mở trang chủ Google Drive ở địa chỉhttps://drive.google.com/drive/u/0, bấm vào nút bánh răng ở góc trên bên phải và chọn Settings. Trên cửa sổ General, bạn đánh dấu vào tùy chọn Sync your work to this computer so that you can edit offline và nhấn Done.

Cộng tác thời gian thực Google Docs có tính năng hợp tác tốt hơn phiên bản desktop của Microsoft Office. Bạn có thể hợp tác trong thời gian thực, và tất cả những người có quyền truy cập vào tài liệu đều có thể chỉnh sửa cùng lúc. Bạn sẽ thấy con trỏ của họ trong tài liệu và có thể xem họ nhập liệu. Bạn bấm vào File > Share để bắt đầu chia sẻ tài liệu. Bạn cũng có thể mời mọi người bằng cách điền địa chỉ email của họ vào, hoặc cho phép bất cứ ai có liên kết đến tài liệu đều có thể chỉnh sửa nó. Tính năng Share có thể cho phép bạn chia sẻ tài liệu với một hoặc nhiều người để họ có thể xem chúng. Họ sẽ luôn được cập nhật nội dung mới nhất, tất nhiên là tốt hơn so với hình thức gửi email qua lại. Bạn cũng có thể cho họ khả năng để lại ý kiến trên các tài liệu không cho phép chỉnh sửa.

Xuất bản tài liệu Google Docs cho phép bạn nhanh chóng xuất bản một tài liệu trực tuyến. Bạn bấm vào menu File > Publish to the web và nhấn vào nút Start publishing. Khi đó, bạn sẽ nhận được liên kết đến tài liệu, và có thể chia sẻ với người khác. Tính năng này tách biệt với tính năng chia sẻ ở trên. Khi một tài liệu được xuất bản, bất cứ ai có liên kết đều có thể xem nó. Khi chia sẻ, nó chỉ hiển thị với một số ít người. Khi người dùng truy cập vào một tài liệu chia sẻ, họ sẽ thấy các biên tập viên của Google Docs. Còn khi truy cập vào một tài liệu đã được xuất bản, họ sẽ thấy các tài liệu như một trang web thông thường.

Tìm lỗi đánh máy Để sửa chữa nhanh chóng những lỗi chính tả, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + ” để đi đến lỗi đánh máy tiếp theo, hoặc bấm Ctrl +; để đi đến lỗi đánh máy trước đó. Tính năng này có thể sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm lỗi chính tả chính xác mà không phải bật tính năng kiểm tra chính tả của trình duyệt web (tìm thông qua những đường gạch dưới màu đỏ). Google Docs gần đây cũng đã cải thiện tính năng kiểm tra chính tả (Spell Check ) cho phép bạn nhanh chóng lướt qua các vấn đề có trong tài liệu. Bạn chỉ cần bấm vào menu Tools > Spell Checkđể sử dụng nó.

Tìm kiếm và chèn liên kết Google Docs kết hợp sức mạnh tìm kiếm Google để người dùng dễ dàng chèn các liên kết vào tài liệu. Thay vì mở một tab trình duyệt mới và tìm kiếm trang web muốn liên kết, bạn có thể làm điều này ngay từ hộp thoại liên kết. Bạn bấm menu Insert > Link, gõ tìm kiếm vào hộp thoại, Google sẽ hiển thị các trang phù hợp với tìm kiếm của bạn. Cuối cùng, bạn bấm vào kết quả để tạo ra một liên kết đến địa chỉ đã chọn.