Hướng dẫn dùng Bento trên iPad, ứng dụng quản lí đa mục đích ?

Bento là một dạng cơm hộp của người Nhật Bản, trong đó bạn có thể bỏ nhiều đồ ăn thuộc nhiều loại vào các ngăn khác nhau và có thể lấy ra dùng bất kì lúc nào. Ứng dụng Bento cũng như vậy. Tính năng chính của nó là quản lí rất nhiều thứ, từ dự án bạn đang làm, mặt hàng bạn đang bán, chi tiêu hằng ngày, tập tin cho đến công thức nấu ăn. Tất cả đều có thể tập trung vào một phần mềm duy nhất, và có thể truy xuất nhanh khi cần. Bento có phiên bản dành cho Mac OS, iPhone, iPad nhưng ở đây mình chỉ nói đến iPad vì nó có tính cơ động cao hơn, lại có nhiều không gian để nhập liệu cũng như xem thông tin dễ hơn.

1. Làm quen với giao diện và cách tổ chức thông tin của Bento

Bento có giá 9,99 USD trên kho ứng dụng App Store, tương thích với tất cả các loại iPad. Bạn cần lưu ý, khi mua thì chọn đúng "Bento for iPad" nhé, nếu không mua nhầm bản dành cho iPhone thì phí tiền. Nói kĩ hơn vì tính năng của Bento thì đây thực chất một cơ sở dữ liệu phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau. Người dùng có thể thao tác với cơ sở dữ liệu này một cách trực quan, không cần biết chút kiến thức nào về database, về truy vấn, bảng, quan hệ,… Tất cả đều đã được tự động hóa thông qua các giao diện hình ảnh dễ dùng.

Thông tin trong Bento được chia thành các cấp bậc như sau:
Thư viện (library) > Mẩu tin (record) > trường thông tin (field). Bạn hãy tưởng tượng bạn có một danh sách các món ăn, thì nguyên cả danh sách này là một thư viện. Trong thư viện này có nhiều món ăn, ví dụ Bánh xèo, Phở bò, Phở gà, Kem,… Các món này gọi là record. Trong món phở bò bạn có thông tin về tên gọi, cách làm, hình ảnh của món ăn, công thức nấu, nguyên liệu,… thì những thứ này gọi là trường thông tin (hoặc thuộc tính, tùy bạn). Bạn hãy ghi nhớ ba thứ này để có thể dễ dàng sử dụng Bento hơn.

Sau khi mua, tải về và cài đặt thành công, bạn hãy chạy Bento lên. Để bắt đầu sử dụng, nhấn chọn "Start using Bento". Bạn sẽ được thấy giao diện chính của ứng dụng này. Sau đây là các thành phần mà bạn sẽ dùng tới:

FileMaker, nhà phát triển của Bento, đã tích hợp sẵn cho chúng ta nhiều mẫu thư viện với các trường được thiết lập sẵn, rất tiện cho việc sử dụng. Mình sẽ nói đến việc áp dụng một số mẫu này trong phần bên dưới. Ngoài các mẫu ra thì bạn cũng có thể tạo một thư viện hoàn toàn mới, với các trường thông tin tùy chọn, tuy nhiên sẽ mất thời gian hơn. Đừng lo lắng, vì mình cũng sẽ hướng dẫn cho các bạn sử dụng chức năng này.

Nói về trường thông tin, trước hết bạn cần nắm được một số kiểu trường (field type). Các kiểu này gồm có:

• Text: lưu giữ mọi thông tin bằng kí tự. Có thể là số, chữ, dấu hiệu,…
• Number: nếu bạn chọn kiểu này thì trường chỉ cho phép nhập số mà thôi. Bạn có thể thiết lập số này hiển thị bao nhiêu chữ số ở phần thập phân (Decimal Places).
• Choice: cho phép bạn chọn một trong số nhiều thông tin. Ví dụ như khi chọn vào một trường có định dạng là Choice thì bạn chỉ có thể chọn một trong các thông tin sau: "Xấu", "Đẹp", "Không ý kiến".
• Checkbox: kiểu trường này chỉ cho phép bạn đánh dấu tick hoặc bỏ dấu tick đi.
• Media: kiểu trường Media khá hay vì nó cho phép bạn ghi vào đây hình ảnh (chọn từ thư viện ảnh trên máy hoặc chụp bằng camera), thu âm giọng nói rồi bỏ vào đây. Với kiểu này thì việc quản lí của chúng ta sẽ sinh động và rõ ràng hơn.
• Time/Date: cho phép nhập liệu thời gian/ngày tháng vào đây.
• Duration: nhập một khoảng thời gian nào đó. Ví dụ như muốn nhập thời gian đi chơi là 2 ngày và 3 giờ, bạn có thể điền vào 2d3h, 2d 3h hoặc 2 days 3 hours.
• Currency: nhập tiện tệ vào đây. Khi bạn nhập vào sẽ tự động có dấu $ hoặc các dấu hiệu tiền tệ khác, tùy theo loại tiền bạn chọn. Thật đáng tiếc khi Bento không hỗ trợ dấu hiệu cho tiền Việt Nam đồng của chúng ta.
• Rating: hiện hạn mức đánh giá bằng số sao. Tối đa là 5 sao, nhỏ nhất là không có sao nào.
• Phone Number: nhập số điện thoại.
• Email Address: dùng để lưu địa chỉ email. Khi nhập, bắt buộc phải theo đúng định dạng của một hộp thư, ví dụ như abcd@xyz.vn chẳng hạn. Với kiểu trường này, bạn có thể soạn thảo email và gửi đi bằng tài khoảng mail mặc định mà bạn đã thiết lập cho iPad, và công đoạn soạn-gửi không cần phải thoát khỏi ứng dụng Bento.
• URL: nhập địa chỉ web. Tương tự như email, nếu bạn đã nhập một đường dẫn web vào đây thì có thể truy cập web ngay trong Bento.
• IM Account: Nhập tài khoản chat.
• Related Data: trường này sẽ liên kết với một thư viện khác và cho phép bạn chọn các bảng ghi trong thư viện đó.

Vậy mình viết các kiểu này ra để làm gì mà dài thế? Đó là để phục vụ cho nhu cầu của bạn khi cần thêm một trường nào đó mà Bento không có sẵn. Khi đó, bạn sẽ biết chính xác được mình cần thêm nội dung gì để chọn kiểu trường cho đúng. Chọn đúng như vậy có nhiều lợi ích, chẳng hạn như việc tìm kiếm sẽ chính xác hơn, việc liên kết với các thư viện khác dễ dàng hơn, và thậm chí là bạn nhập liệu cũng nhanh chóng hơn nữa.

2. Ứng dụng vào thực tiễn

Bên trên là phần lí thuyết, bây giờ chúng ta bắt đầu đi vào thực hành nhé các bạn. Mặc dù các bạn có thể không dùng đến một số việc quản lí nhưng hãy thử nghiệm chúng, vì có thể bạn sẽ cần đến nó trong tương lai. Ngoài ra, việc thao tác nhiều cũng giúp bạn quen với Bento, từ đó việc sử dụng sẽ nhanh hơn, ít tốn thời gian hơn, lại biết được hết tính năng của 10 USD chúng ta đã bỏ ra chứ. Mục tiêu của từng phần hướng dẫn sẽ được mình liệt kê chi tiết cho các bạn.

A. Quản lí chi tiêu

Mục tiêu: Bạn sẽ biết được cách chỉnh sửa thông tin, chỉnh sửa và thêm trường dữ liệu, cơ bản về nhập liệu, tạo một thư viện mới, đổi tên thư viện.

Việc quản lí đồng tiền vào thì khá dễ, nhưng không dễ nếu như áp dụng cho việc chúng ta đã tiêu bao nhiêu tiền. Bento cung cấp sẵn một thư viện mẫu mang tên Expenses để ta làm việc này. Để thêm một thư viện mới, bạn nhấn vào nút Libraries, trong danh sách xổ ra, chọn tiếp dấu +. Tìm đến thư viện có tên Expenses và nhấn nút Create Library. Trong thư viện tạo sẵn sẽ có ba mẫu tin. Bạn xóa chúng đi bằng cách trượt ngón tay để hiện nút Delete, giống như trình Mail hay tin nhắn ấy.

Bây giờ, mình mới chi 200.000 để mua đồ, và muốn ghi nó lại. Để thêm một mẩu tin mới, mình sẽ nhấn vào dấu + ở thanh công cụ. Tự động bản ghi mới sẽ xuất hiện. Công việc còn lại của chúng ta chỉ là nhập liệu vào mà thôi. Phần Description sẽ là mô tả cho khoản chi đó, phần Expense Type sẽ là mục đích bạn chi tiền. Amount là số tiền bạn đã bỏ ra, Date là thời gian bạn chi. Ô chọn Have Receipt để biểu thị bạn có lấy hóa đơn thanh toán hay không, nếu có, bạn nhấn vào, sẽ thấy dấu tick hiện ra, còn nếu không thì hãy để trống. Ô chọn Reimbursed cho biết khoản chi này có được ai thanh toán lại hay không, người sẽ thanh toán lại cho bạn thì bạn hãy điền tên vào mục Person to Reimbursed. Phần Paid By sẽ là tên người chi tiền, và Project sẽ là tên dự án mà bạn dùng số tiền này. Chúng ta không bắt buộc phải điền đầy đủ tất cả các trường, chỉ những thứ cần thiết mà thôi.

Các thông tin này được ghi bằng tiếng Anh, vậy làm thế nào để ta có thể đổi chúng? Bạn hãy nhấn vào nút có hình cây bút ở cạnh trên cùng của màn hinh (nút Edit). Bạn sẽ thấy được một giao diện tương tự như thế này.

Dấu chéo đó là nơi bạn xóa một trường. Bạn lưu ý rằng việc xóa trường này sẽ xóa tất cả dữ liệu chứa trong trường, của mọi mẫu tin luôn đấy nhé. Dấu tròn nhỏ ở góc bên phải là để bạn ẩn nó đi. Nhấn vào đó nó sẽ được đưa lên cạnh trên của màn hình. Muốn nó hiện lại, bạn kéo nó xuống là xong. Để sắp xếp lại các trường, bạn nhấn giữ vào tên một trường nào đó rồi dùng ngón tay kéo nó đến vị trí khác. Còn nút chữ i có vòng tròn là nơi tùy chỉnh cho loại của trường. Ví dụ như mình muốn chỉnh lại phần Description để nó hiện thành "Chi tiết chi tiêu", mình sẽ nhấn vào chữ i ở đây.

Trong cửa sổ mới xuất hiện, mục Field Name, mình sửa lại thành tiêu đề mình muốn. Xong rồi nhấn Save. Nếu muốn sửa tiếp các tên tiếng Anh bên dưới, bạn cũng thực hiện tương tự.

Đến phần chỉnh sửa cho mục kiểu chi tiêu, bạn cũng nhấn vào chữ i. Tại đây bạn có thể đổi tên các khoảng chi tiêu về tiếng Việt, hoặc thêm kiểu mới bằng cách nhấn dấu + màu xanh. Từ giờ trở đi, khi thêm một record mới thuộc thư viện Expenses, bạn sẽ thấy giao diện tiếng Việt mà thôi.

Muốn thêm một trường nào đó cho mục chi tiêu, bạn nhấn nút "New field". Chọn lấy một kiểu trường (xem danh sách bên trên để biết tính năng từng trường). Nhấn Create. Tùy theo kiểu field mà Bento sẽ yêu cầu bạn chỉnh sửa thêm một ít thông tin, chủ yếu là tên trường, định dạng cho ngày tháng năm, kiểu tiền tệ,…

Hiện tại, thư viện của chúng ta vẫn còn chữ Expenses. Không thích, mình thích tiếng Việt hơn. Bạn hãy nhấn vào nút Libraries (nơi liệt kê danh sách các thư viện ấy), sau đó nhấn nút Edit. Khi đã thấy các nút xóa đỏ, bạn hãy nhấn vào TÊN CỦA THƯ VIỆN để nhập lại tên tiếng Việt, ở đây mình nhập là "Quản lí chi tiêu". Xin lưu ý là nhấn vào TÊN THƯ VIỆN, KHÔNG nhấn vào nút đỏ nhé vì nó sẽ xóa mất thông tin đấy.

B. Quản lí tất cả ghi chú

Mục tiêu: Bạn sẽ biết được cách mở rộng vùng xem chữ, nhập văn bản ở chế độ toàn màn hình.

Bento có thể lưu giữ lại ghi chú của bạn. Để tạo một thư viện cho ghi chú, bạn nhấn nút Libraries, chọn mục Notes rồi nhấn nút Create Library, giống như khi tạo thư viện cho quản lí thu chi. Nhấn dấu + để tạo ghi chú mới.

Hãy nhập tiêu đề của ghi chú vào ô Topic. Suptopic cũng là tiêu đề, nhưng nằm ở cấp dưới so với Topic. Phần Notes là phần chính để bạn nhập ghi chú của chúng ta vào. Mặc định, chỉ 1 dòng text hiện ra khi chúng ta gõ ghi chú mà thôi. Điều này khó chịu lắm với các ghi chú dài. Khi đó, bạn hãy nhấn vào mũi tên nhỏ ở góc bên phải ô Notes. Trong hộp thoại hiện ra, phần Lines là nơi bạn chỉnh số dòng hiển thị. Nút gạt Inline Editing sẽ cho phép hoặc không cho phép ta nhập liệu ngay trong ô. Cuối cùng, nút Fullscreen sẽ mở ra một cửa sổ khác để bạn nhập liệu với không gian rộng và thoải mái hơn.

C. Quản lí hàng hóa, đồ đạc

Mục tiêu: Biết cách chèn hình ảnh vào trong mẩu tin của bạn, thêm trường kiểu Choice, xem hình ảnh phóng lớn, thu âm và chèn vào mẩu tin, tạo Collection.

Thêm thư viện kho hàng bằng cách như đã hướng dẫn ở trên, nhưng bạn hãy chọn Inventory nhé.

Đến đây rồi, mình xem như bạn đã thành thục thao tác thêm bản ghi mới và nhập liệu nhé. Mô tả sơ về các field như sau: Cost là giá cả, Item là mặt hàng, Location là vị trí bạn đặt món đồ này, có thể là cửa hàng bán nó, Quantity là số lượng hàng còn lại. Còn Description là mô tả kĩ hơn, Serial Number là số series. Đó là những field cơ bản.

Một kiểu trường mới xuất hiện ở đây đó là Media. Trường này chính là mục Picture đấy. Ở bên dưới chữ Picture, bạn sẽ thấy được nút có hình mũi tên. Nhấn vào đó, bạn sẽ có vài tùy chọn như sau:

• Choose Existing Media: chọn hình ảnh có sẵn trong thư viện ảnh của bạn.
• Capture Media: dùng camera iPad chụp ảnh mới.
• Record Voice: thu âm.

Sau khi đã chọn xong một bức hành vừa ý, bạn sẽ thấy nó hiện ra ngay lập tức. Muốn phóng to hình lên cho khách hàng xem, bạn nhấn nút hai mũi tên chĩa ra. Khi xem ở chế độ phóng lớn, bạn có thể email nhanh hình ảnh bằng nút ở góc dưới, bên trái màn hình. Nhấp chọn Email Media.

Còn với tính năng Record Voice, Bento cung cấp cho ta công cụ để thu âm lại giọng nói. Ở phần quản lí hàng hóa này thì Record Voice không hữu dụng lắm, nhưng bạn có thể áp dụng nó cho phần quản lí ghi chú (thêm một trường mới thuộc kiểu Media, chọn Record Voice).

Giả sử như mình đang bán điện thoại di động, và mình muốn có một ô để nhập vào hệ điều hành cho thiết bị di động đó. Đây không phải là ô Text muốn nhập sao thì nhập mà ý định của mình là phải chọn một hệ điều hành trong cả danh sách. Đây là lúc ta cần thêm vào một trường kiểu Choice. Nhấn nút Edit hình cây bút nào các bạn, chọn tiếp New Field. Trong ô xoay hiện ra, cuộn đến dòng Choice và nhấn Create.

Ở phần Field Name, nhập vào "Hệ điều hành" hoặc "OS" hay gì đó tùy bạn. Xong rồi thì tiếp tục chạm vào dòng chữ "Add a new choice" để bạn thêm một đối tượng mới vào danh sách. Mình sẽ nhập vào Android. Nhập xong thì nhấn Enter. Tiếp tục thực hiện như vậy để thêm các đối tượng khác, chẳng hạn như MeeGo, iOS,… Khi đã liệt kê đầy đủ các thành phần muốn chọn rồi, bạn nhấn nút Save màu xanh ở góc trái. Từ bây giờ trở đi, sẽ có thêm một trường mang tên "Hệ điều hành" xuất hiện, và bạn chỉ có thể chọn trong danh sách định sẵn mà thôi.

Bento cung cấp cho chúng ta một cách tổ chức gọi là Collection (bộ sưu tập). Trong một Collection sẽ bao gồm những mẩu tin có liên quan đến nhau, chẳng hạn như mình mình đặt một Collection là "Máy Apple", khi đó, mình có thể thêm những chiếc iPad, iPhone và mục này nhằm quản lí nhanh hơn. Để tạo một Collection, nhấn vào biểu tượng hai hình chữ nhật ở thanh công cụ. Nhấn chọn dấu + để thêm một Collection mới. Còn để thêm một mẩu tin đang xem vào Collection nào đó, bạn nhấn vào danh sách như hình minh họa là xong.

Để duyệt qua Collection của một thư viện, bạn nhấn nút Library. Ở bên tay phải của tên thư viện có một nút đánh số. Nhấn vào đó là ta thấy được những Collection đã tạo. Nhấn vào từng Collection để xem các mẩu tin có liên quan đến nhau.

D. Tạo danh sách các bài kiểm tra

Mục tiêu: tạo thư viện mới của riêng mình.

Bây giờ mình muốn tạo một thư viện mới, nơi đó chứa các bài kiểm tra, bài assignment định kì của mình. Không có mẫu thư viện nào có sẵn của Bento đáp ứng được nhu cầu chứa thông tin của mình, do đó mình sẽ tạo thư viện mới. Bạn nhấn vào nút Libraries, nhấn tiếp dấu +, chọn đến Blank rồi nhấn Create Library.

Giờ bạn hãy đổi tên lại thư viện này thành "Bài kiểm tra". Nếu bạn quên cách làm, hãy xem lại phần A nhé. Có sẵn một record trong thư viện này, xóa nó đi vì ta không cần nó. Bây giờ ta sẽ bắt đầu thêm các trường vào thư viện mới của mình. Mình cần lưu các thông tin sau:

• Tên bài kiểm tra
• Ngày kiểm tra
• Giờ kiểm tra
• Thời gian kiểm tra
• Tùy chọn để đặt nó là kì kiểm tra hay Assignment của mình
• Ghi chú
• Điểm số

Giờ thì ta bắt đầu thêm tuần tự các trường này vào thư viện của mình. Nhấn nút hình cây bút và chọn tiếp New Field. Đầu tiên, tên bài kiểm tra thì ta sẽ lưu bằng các kí tự và chữ, do đó mình sẽ chọn kiểu Text. Nhấn nút Create. Ở phần Field Name, bạn sẽ nhập tên của trường, trong trường hợp này là "Tên bài kiểm tra". Nhấn nút Create một lần nữa. Vậy là ta đã xong trường đầu tiên.

Tiếp theo ta sẽ thêm trường ngày kiểm tra. Đây là ngày, do đó ta sẽ chọn kiểu trường là Date. Nhấn tiếp nút Create. Nhập tên trường và hoàn tất công việc. Bạn thêm luôn trường Giờ kiểm tra vào, nhớ chọn kiểu là Time nhé.

Về thời gian kiểm tra, có thể đây sẽ là 1 giờ, 90 phút, 30 phút, 15 phút,… do đó kiểu trường các bạn chọn là Duration. Còn trường tùy chọn để đặt bài này là Assignment hay bài kiểm tra thì ta sẽ dùng kiểu Choice để chọn trong danh sách (như hướng dẫn ở phần C). Bạn thực hiện thêm tiếp các trường còn lại cho đến khi hoàn thành.

Mục điểm số, các bạn sẽ chứa dữ liệu bằng số, do đó chọn kiểu Number. Và vì điểm có thể sẽ có phần thập phân, nên sau khi nhấn nút Create, ở mục "Decimal Places", bạn chọn 1 hoặc 2 số thập phân.

Đây là giao diện sau khi ta đã tạo xong một thư viện cho mình.

Giờ thì việc thêm các mẩu tin vẫn thực hiện như bình thường, bằng cách nhấn dấu + rồi bạn điền thông tin vào là xong. Không cần phải thao tác lại từ đâu phần D nữa.

E. Tạo danh sách các môn học và bài kiểm tra liên quan

Mục tiêu: thêm, sử dụng và chỉnh sửa kiểu dữ liệu Related Data, làm việc với liên kết trang web

Đối với sinh viên thì việc quản lí các môn học và các bài kiểm tra, dự án của mình là rất quan trọng. Chúng ta ghi vào lịch cũng được, nhưng nó sẽ làm cho lịch cá nhân của chúng ta bị rối lên bởi hàng tá thông tin ghi chú. Bento có cung cấp sẵn cho chúng ta mẫu thư viện Classes để quản lí những lớp học, và các bài kiểm tra liên quan đến lớp đó. Với học sinh cấp 2, cấp 3 thì các bạn không tổ chức theo lớp mà theo môn. Bento vẫn có thể quản lí được một cách ngon lành. Giáo viên cũng có thể dùng phần D và phần E trong bài hướng dẫn này để biết các lớp học mà mình sẽ dạy, và các bài kiểm tra liên quan đến nó.

Trước hết, mình sẽ hướng dẫn các bạn dùng URL. Việc này dễ lắm, chỉ cần bạn sao chép liên kết trang web ở một nơi nào đó, chẳng hạn như trình duyệt Safari trên iPad, sau đó dán vào ô URL là xong. Khi cần mở trang web, bạn nhấn vào nút nhỏ có biểu tượng cửa sổ (kế bên nút dấu chéo) thì trình duyệt tích hợp trong Bento sẽ mở liên kết cho chúng ta. Xem xong rồi nhấn Done, và quay lại làm việc với Bento.

Ở phần D, chúng ta đã thêm một số bài kiểm tra rồi. Bây giờ mình muốn liên kết nó với môn học, để nhìn vào thì biết môn nào có bài kiểm nào, thậm chí là thêm mới vào nữa. Nhấn vào nút hình cây bút, chọn New Field. Bạn cuộn đến dòng Related Data, nhấn Create. Phần field name, bạn nhập vào "Bài kiểm tra" (hoặc tên khác cũng được).

Chạm vào dòng "Tap to choose a data source", bạn sẽ thấy một danh sách các nguồn dữ liệu mà mình có thể chọn để liên kết chúng với nhau. Ở đây mình sẽ chọn thư viện "Bài kiểm tra" đã tạo. Xong rồi thì nhấn Create.

Một field mới xuất hiện, có giao diện khá giống với field Media. Bạn nhấn vào nút mũi tên thì một hộp thoại xuất hiện để ta chọn lấy một mẩu tin từ thư viện "Bài kiểm tra". Chọn vào để xuất hiện dấu check màu xanh là xong.

Ngoài ra, bạn còn có thể tạo mới một mẩu tin. Mẩu tin này sẽ tự động được thêm vào thư viện "Bài kiểm tra", đồng thời xuất hiện trong phần Related Data này. Nhấn vào nút "Create new record in Bài kiểm tra" ở cạnh dưới màn hình. Nhập tên của bài kiểm tra này vào. Sau đó nhấn "Enter More Data" để nhập thêm các thông tin khác. Bạn sẽ lập tức được chuyển đến khu nhập liệu của thư viện "Bài kiểm tra".

Muốn xóa bớt mẩu tin nào thì bạn nhấn vào dấu chéo. Lúc này, mỗi mẫu tin trong Related Data sẽ hiện lên một dấu xóa.

Ngoài những thứ mà mình đã giới thiệu ở đây, Bento còn rất nhiều mẫu thư viện cho chúng ta chọn lựa, nhưng hầu hết các tính năng thao tác đều giống hệt như mình đã hướng dẫn. Chúc các bạn quản lí công việc của mình tốt hơn, nhanh chóng hơn với Bento. Nếu có thắc mắc hay chia sẻ, mời các bạn đăng ngay tại topic này. Các thủ thuật, mẹo liên quan đến Bento cũng được hoan nghênh.