Những Lợi Ích Khi Sử Dụng Số Hóa Dữ Liệu

Khái niệm số hóa dữ liệu

Số hóa dữ liệu là hình thức chuyển đổi thông tin sang định dạng kỹ thuật số từ dạng vật lý hay analog. Số hóa dữ liệu là giải pháp tối ưu nhất hiện giờ. Giúp giải quyết các vấn đề trong việc tìm kiếm, truy xuất, san sẻ, lưu trữ thông báo. Đặc biệt khi thực hiện số hóa dữ liệu, doanh nghiệp sẽ cắt giảm được tối đa giá thành cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Tuy nhiên còn có thể tái sử dụng. Hoặc chỉnh sửa linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.

Những lợi ích chuyển đổi tài liệu sang dạng kỹ thuật số

Số hóa dữ liệu lưu trữ là biện pháp tốt nhất cho một văn phòng, đơn vị hay doanh nghiệp ngày nay.
-Giảm không gian lưu trữ tài liệu trong các công ty, tổ chức.
-Hạn chế việc mất, nhàu nát tài liệu trong công đoạn lưu trữ qua thời gian.
-Quản lý và lưu trữ tài liệu vĩnh viễn. Công ty không cần lo lắng vấn đề mất tài liệu khi đổi địa điểm làm việc.
-Giúp nhân viên, lãnh đạo giảm thời gian kiếm tìm tài liệu.
-Công ty có thể chia sẻ thông tin nhanh chóng.
-Tăng cường hiệu quả khả năng bảo mật thông tin.
-Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp những thông tin đưa đến 1 bí quyết mau chóng và kịp thời. Góp phần vun đắp sự bền vững cho doanh nghiệp.
-Chi phí vận hành và điều hành thấp hơn so với những hình thức lưu trữ dữ liệu như trước đây nhưng đem lại cho doanh nghiệp hiệu quả cao hơn.

Những việc cần làm khi số hóa dữ liệu

Các doanh nghiệp đã đến lúc cần chuyển đổi hình thức lưu trữ tài liệu từ dạng giấy, văn bản sang dạng kỹ thuật số. Nhằm giảm tải không gian. Tiết kiệm tối đa giá thành bảo quản, lưu trữ. Định nghĩa số hóa dữ liệu đang được biết đến nhiều hơn. Nhưng thực sự chưa nhiều người hiểu rõ vấn đề này. Các công ty cần phân tích,đánh giá, chọn lựa các nhà sản xuất có uy tín, sở hữu khả năng cung cấp giải pháp số hóa một cách tổng thể, hiệu quả chứ không đơn thuần dừng lại ở việc sản xuất các máy scan tài liệu. Song song người dùng cũng cần hiểu rõ nhu cầu để sở hữu sự lựa chọn phù hợp:
-Loại tài liệu mà công ty muốn số hóa là gì? Trong đó bao gồm số hóa hồ sơ hay không?
-Thời gian để chuyển đổi tài liệu là trong bao lâu? Và thời gian lưu trữ mong muốn như thế nào?
-Mục đích hướng đến của các doanh nghiệp khi lựa chọn cách này là gì? (Truy cập, vận hành hiệu quả, nâng cao doanh thu…)
-Khối lượng tài liệu doanh nghiệp cần chuyển đổi là bao nhiêu?
-Chất lượng tài liệu sau khi chuyển đổi? (Độ phân giải, 1 mặt hay 2 mặt…)
-Doanh nghiệp yêu cầu định dạng sau khi chuyển đổi là loại nào? (TIFF, JPEG, PDF…?)
-Ngân sách chi trả cho công việc chuyển đổi là bao nhiêu?

>>>Nguồn tham khảo: https://www.codx.vn/so-hoa-du-lieu-la-gi/